TL;DR
본공사 예산을 확정하기 전 필요한 유료 실측과 현장조사는 목적별로 범위를 나눠 승인받는 편이 좋다. 무엇을 알기 위해 지출하는지, 어떤 결과물을 받을지, 조사 후 누가 다음 결정을 내릴지 정해야 조사비가 본공사 비용과 뒤섞이지 않는다. 조사비를 썼다는 이유만으로 해당 업체에 공사까지 맡기기로 한 것으로 취급하지 않는다.
견적 전에 알아야 할 정보에 이름 붙이기
조사 요청을 단순히 현장 확인이라고 쓰면 업체마다 준비하는 자료가 다를 수 있다. 면적을 재는 일인지 기존 설비 상태를 확인하는 일인지, 가려진 구역의 접근 가능성을 확인하는 일인지 구분한다. 한 번 방문할 때 여러 내용을 볼 수 있어도 각 결과가 어느 예산 가정을 해결하는지 연결하는 것이 좋다. 조사할 수 없는 구역과 제공되지 않는 자료도 미리 묻는다.
GAO 가이드는 비용추정의 목적과 범위를 정하고 자료를 수집하는 절차를 제시한다. GAO 비용추정 가이드를 참고할 수 있지만 유료 조사 계약의 범위나 지급조건을 정하는 국내 규정은 아니다. 실제 비용과 결과물의 사용조건은 업체 제안과 회사 구매 절차를 확인해 합의해야 한다.
조사를 승인하는 문서에는 해결할 질문, 필요한 결과물, 조사 가능한 장소, 제공할 도면, 회사가 준비할 사항을 적는 운영안을 제안한다. 결과물이 사진 몇 장인지 치수표와 표시도면까지 포함되는지에 따라 이후 활용이 달라질 수 있다. 도면의 파일 형식과 수정 가능 여부도 필요한 경우 합의한다. 조사 범위가 제한된 자료는 전체 현장을 확인한 결과처럼 보고하지 않는다.
조사비 한도에 포함할 반복 방문 조건
가구가 남아 있어 추가 방문이 필요하거나 건물 측 입회시간을 다시 잡아야 할 수 있다. 최초 조사비에 어느 방문까지 포함되는지 확인하고 재방문이 필요한 조건을 구체적으로 적는다. 임의의 일괄 방문횟수를 정답처럼 제시하기보다 실제 접근조건에 따라 질의하는 편이 좋다. 승인 한도와 확정된 업체 금액은 같은 의미로 쓰지 않는다.
| 사전 확인사항 | 비용 검토에 필요한 질문 | 남겨 둘 결과 |
|---|---|---|
| 접근이 제한된 구역 | 이번 방문에서 확인할 수 있는가 | 확인·미확인 위치 표시 |
| 별도 장비 조사 | 기본 실측에 포함되는가 | 조사방법과 적용 범위 |
| 추가 방문 | 무엇이 바뀌면 다시 방문하는가 | 추가 승인 계기 |
가상 예시로 바닥 보수 물량을 확인하려고 조사를 의뢰했지만 집기를 옮길 수 없어 일부 구역만 확인한 경우를 생각할 수 있다. 비용을 지급했다고 미확인 구역의 물량까지 확정된 것은 아니다. 남은 질문이 무엇인지 확인하고 집기 이동 이후의 추가 조사 여부를 다시 판단한다. 같은 방법으로 재방문해도 정보를 얻을 수 없다면 방문을 반복하기보다 접근조건부터 해결해야 한다.
업체가 공사를 수주하면 조사비를 조정해 주겠다고 제안할 때에는 조사비의 원래 금액과 조정조건을 분리해 기록한다. 공사 수주 여부에 따라 달라지는 금액을 모든 견적의 공통 할인처럼 적용하면 비교가 어려워진다. 그 제안이 실제 계약에 어떻게 반영되는지 확인하기 전에는 본공사 예산에서 미리 공제하지 않는다. 세부 세무처리와 지급서류는 재무 담당자가 확인한다.
조사 완료를 확인하고 다음 지출을 결정하기
조사 완료 여부는 업체가 방문했다는 사실보다 합의한 질문에 답하는 자료가 제출됐는지로 확인하는 편이 좋다. 측정할 수 없었던 항목은 실패로 숨기지 않고 미확인 이유를 포함해 받는다. 자료의 한계를 알아야 본공사 견적에 어떤 가정이 남았는지 설명할 수 있다. 사진과 수량표의 위치가 연결되지 않으면 보완을 요청할 항목으로 구분한다.
조사 결과를 받은 뒤에는 필요한 경우 추가조사, 현재 자료로 예산검토, 범위 조정 중 다음 결정을 기록한다. 추가조사가 항상 더 나은 선택은 아니다. 그 조사가 어떤 중요한 결정을 바꿀 수 있는지와 현재 남은 시간 안에 결과를 쓸 수 있는지 검토한다. 담당자가 임의 금액 기준을 만들기보다 회사의 승인 절차 안에서 목적과 예상 활용을 설명해야 한다.
기존 조사자료를 다른 업체에 전달하려면 사용과 공유가 합의된 범위인지 확인한다. 결과물의 존재와 이용권한은 다른 문제일 수 있으므로 원본과 계약조건을 함께 보관한다. 이후 견적에 재사용한 자료에는 최초 조사일과 확인 범위를 표시한다. 오래된 조사자료가 새로 실측한 자료처럼 유통되지 않도록 전달 기록을 남기는 편이 좋다.
마무리
사전조사비는 공사 전 단계에서 필요한 정보를 얻기 위한 지출로 관리한다. 해결할 질문과 결과물을 정하고 추가 방문 조건과 공유 범위를 확인한 뒤 조사 결과가 실제 예산 결정을 어떻게 바꾸었는지 남긴다. 본공사 발주와의 관계도 별도로 적어야 조사비 승인에 다른 약속이 섞이지 않는다.